Celý proces tvorby se zahájil klíčovým workshopem celého managementu, jehož hlavním cílem bylo najít sladění v rámci týmu a následně odsouhlasit klíčové aktivity, které se budou realizovat.
Workshop – Tvorba Strategie:
Workshopu předcházela příprava, která byla zaměřená hlavně na popis současného stavu, sumarizaci příležitosti a sestavení velmi krátké analýzy za každý tým a proces.
Na základě přípravy jsme poté mohli realizovat setkání celého týmu, jehož výsledkem byla X-Matrix, která popsala všechny klíčové vazby mezi zaměřením společnosti na výsledek (Results), strategie (Strategies), seznam klíčových projektů (Projects) a nakonec cílů projektů (Metrics) ve vazbě na výsledky.
Kromě jiného nám matice vizualizuje i role v našem týmu. Celkem jsme připravili 27 projektů, ze kterých jsme nakonec vybrali 8 projektů, které se dnes realizují.
Je to našich 20% klíčových projektů, které nám přinesou 80% požadovaného výsledku na úrovni strategického řízení.
Cílem workshopu a celého úvodu bylo:
- Diskutovat hodnoty a poslání týmu
- Sladit se v rámci týmu s ohledem na současnou situaci
- Definovat seznam klíčových iniciativ a následně projektů
- Připravit jednostránkové zadání projektů
- Definovat závislost a vazby v matici
- Popsat rizika současného stavu
- Propojit realizaci strategie na týmovou práci
- Najít vazby na strategii celé skupiny
Komunikace strategie a budování důvěry
Žádná strategie se nedá realizovat bez zapojení celé firmy. To si uvědomujeme i my.
Z toho důvodu jsme připravili program komunikace, jehož cílem je sdílet strategii do firmy
a zároveň najít způsob, jak si dávat pravidelnou zpětnou vazbu a do realizace zapojit co nejvíc lidí.
Ke každé iniciativě jsme připravili na jednu stránku velmi jednoduše popsané, co je naší misí, popis současného stavu, popis cílového stavu, proč iniciativu chceme realizovat a jaké jsou hlavní kroky.
Realizace strategie a řízení projektů
Model řízení se primárně soustřeďuje na podporu řízení jednotlivých aktivit, projektů skrze které realizujeme strategii.
Cílem našeho modelu je hlavně:
- Úspěšně realizovat strategii, kterou máme vizualizovanou a sdílenou skrz X- Matrix
- Dávat si pravidelnou zpětnou vazbu
- Podpořit operativní řízení pomocí SFM úrovně I., úrovně II. a úrovně III.
- Řídit klíčové projekty pomocí projektové komise
- Eskalovat a řešit projekty, které nejsou v souladu s cílemi, harmonogramem, případně náklady
- Podpořit angažovanost a zapojení našich lidí
- Pravidelně vyhodnocovat jednotlivé ukazatele
- Řídit klíčové projekty pomocí projektové komise
- Eskalovat a řešit projekty, které nejsou v souladu s cíli, harmonogramem, případně náklady
- Podpořit angažovanost a zapojení našich lidí
- Pravidelně vyhodnocovat jednotlivé ukazatele
V první fázi jsme se zaměřili na tyto cíle, avšak víme a postupně pracujeme i na digitalizaci naší projektové kanceláře.
Další výzvou pro nás bude digitalizace řízení projektů na které budeme pracovat na konci roku, když se nám podaří ověřit si, že zvolený model práce na projektech vyhovuje celému týmu.
Tomáš Hájek a Peter Debnár
